مهارة إعداد التقارير الإدارية بين التنفيذ والمطابقة

متابعة – علاء حمدي

استعرضت الإدارة المركزية لإعداد القادة الثقافيين التابعة للهيئة العامة لقصور الثقافة المصرية مهارة إعداد التقارير الإدارية بين التنفيذ والمطابقة حيث تُعدُّ التقارير الركن الأساسي والأهمَّ من أركان عملية التواصل، وخاصَّةً في وقتنا الحالي، حيث يستطيع التقرير الجيد أن يلعب دوراً هامَّاً في إيصال المعلومات والمعرفة إلى الناس، والتأثير فيهم أيضاً، وحثِّهم ودفعهم إلى اتخاذ قراراتٍ هامَّةٍ قد تخدم مصالحهم وتُحقِّق أهداف مؤسَّستهم، وقد زاد الاهتمام في الفترة الأخيرة بفنِّ كتابة التقارير، لإدراك المسؤولين أهميَّة وضرورة الاعتماد على الحقائق والوقائع والاستنتاجات والتوصيات المبنية على أساسٍ علميٍّ رصين، وهي كلُّها مكون من مكوِّنات التقرير الناجح.

فما هو التقرير؟ وما أنواعه وعناصره؟ وكيف يمكننا إعداد وكتابة تقريرٍ ناجح؟كل هذه التساؤلات وأكثر كان لها نصيب الأسد من شرح وإيضاح الأستاذة امينة محمد عبد المطلب رئيس الإدارة المركزة للتدريب بالجهاز المركزي للتنظيم والإدارة (سابقا) ومدرب معتمد من الاتحاد الأوروبي ضمن فعاليات ورشة التواصل والمراسلات والتقارير الذي تنفذه الإدارة المركزية لإعداد القادة الثقافيين برئاسة الدكتورة منال علام عبر تقنية البث المباشر

موضحة أن التقارير وسيلةٌ من وسائل التواصل، وأداةٌ فعَّالةٌ من أدوات الرقابة والتحقُّق من سلامة التنفيذ والمُتابعة والتقويم والمُطابقة بين الخطَّة المرسومة والسياسة العامَّة، لتحقيق الهدف المنشود ومسلطة الضوء على أنواع التقارير من حيث زمن الإصدار، والهدف من التقرير، ومحتواها ، وشكله ، والجهة الموجه إليها ، والمنهج الذي يتبعه

ثم تطرقت إلى طريقة كتابة التقرير وخطوات إعداده الأساسية من تحديد الشروط المرجعية و تحديد إجراءات الكتابة، ثم العثور على المعلومات، و تحديد الهيكل العام للتقرير، مروراً بإعداد المسودة الأولية وتحليل المعلومات التي تمّ العثور عليها وصولاً لتحضير الخاتمة و إعداد الملخص التنفيذي وفهرس المحتويات .